Exemplos de Ata de Reunião – Formal e Informal

A ata de reunião é um documento no qual fica registrado tudo o que foi discutido em uma reunião com o objetivo de exposição dos fatos e tomadas de decisão. Ela pode ser classificada em ata de reunião formal ou informal e trata-se de um documento relativamente simples, com um texto expositivo com linguagem clara e objetiva.

O que deve conter?

A Ata de Reunião tem uma forma fixa e deve ter informações básicas, como data, local e hora da reunião, registro dos participantes, pauta da reunião e encerramento.

É recomendado que o corpo do texto seja escrito da forma mais objetiva possível, com uma ordem sequencial dos fatos. Lembrando que, para corrigir uma ata no decorrer do texto, deve-se utilizar o termo “digo” e o termo “em tempo” quando a correção for feita ao final, já que não são permitidas rasuras na ata.

Ata de reunião formal

A ata de reunião formal deve conter a assinatura de todos os que participaram da reunião e ser registrada em cartório como um documento oficial. Ela possui 5 partes:

1. Abertura: com as informações básicas da reunião – data, local, horário e nome da instituição;
2. Legalidade: autenticação de legalidade da reunião;
3. Expediente registro informativo: nomes de todos os participantes presentes e registro de nomes dos ausentes com as justificativas da ausência, caso hajam;
4. Ordem do dia: corpo do texto, onde é escrito tudo que é discutido na reunião e as tomadas de decisões;
5. Encerramento e desfecho.

Ata de reunião informal

A ata de reunião informal possui abertura, registro dos participantes e seus cargos, discussão, onde são apresentados os principais temas discutidos na reunião, e fecho, que refere-se ao encerramento da reunião com exposição das decisões tomadas.

Como é possível perceber, não ocorre a autenticação de legalidade da reunião na Ata de Reunião Informal.

Como evitar fraudes na ata de reunião?

• Não deixar espaços em branco onde podem ser escritas novas informações;
• Não escrever números em algarismos arábicos ou romanos;
• Sempre escrever os números por extenso;
• Não fazer abertura de parágrafos.

Exemplos de Ata de Reunião

ATA DE REUNIÃO INFORMAL

Segue um exemplo básico e simples de ata de reunião:

“Às ___ horas, do dia ____, do mês de ___________, do ano de _______, reuniu-se à Diretoria _____________________, da (Faculdade, Empresa, Associação) __________________________________. Na pauta de reunião, foi discutido que ___________________ e ____________________, sendo as seguintes decisões aprovadas e encaminhadas: __________________________ , ____________________________ e __________________________ .

A reunião foi presidida por __________________________ (nome), ___________________________________ (cargo) e por mim, ____________________________ (nome), ___________________________ (cargo), que a secretariei.

Assinaturas: __________________.”

ATA DE REUNIÃO FORMAL

ATA

Às 10h15, do dia 24 de maio de 2004, na Sala de Reunião do Cedi, a Sra. Maria da Silva, Diretora da Coordenação, deu início aos trabalhos com a leitura da ata da reunião anterior, que foi aprovada, sem alterações. Em prosseguimento, apresentou a pauta da reunião, com a inclusão do item “Projetos Concluídos”, sendo aprovada sem o acréscimo de novos itens. Tomou a palavra o Sr. José da Silva, Chefe da Seção de Marketing, que apresentou um breve relato das atividades desenvolvidas no trimestre, incluindo o lançamento dos novos produtos. Em seguida, o Sr. Mário dos Santos, Chefe da Tipografia, ressaltou que nos últimos meses os trabalhos enviados para publicação estavam de acordo com as normas estabelecidas, parabenizando a todos pelos resultados alcançados. Com relação aos projetos concluídos, a Diretora esclareceu que todos mantiveram-se dentro do cronograma de trabalho preestabelecido e que serão encaminhados à Gráfica na próxima semana. Às 11h45 a Diretora encerrou os trabalhos, antes convocando reunião para o dia 2 de junho, quarta-feira, às 10 horas, no mesmo local. Nada mais havendo a tratar, a reunião foi encerrada, e eu, Ana de Souza, lavrei a presente ata que vai assinada por mim e pela Diretora.

Diretora

Secretária

Fonte: Manual de redação: câmara dos deputados. Brasília: Câmara dos deputados, Coordenação de publicações, 2004.